BDO w firmie jako proces: role, rejestry i kontrola spójności

W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie spokojnie. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest rutyną, a nie jednorazową akcją.

W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma ciągłości. Potem ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.

Dlaczego „wspólny obowiązek” nie działa

„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa odkładanym. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być jasne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, potem kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zmiany kadrowe.

Prosty rytm: zbierz → sprawdź → odłóż → skontroluj

Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. W pierwszej kolejności zbiera się informacje, w kolejnym kroku sprawdza spójność, a na końcu odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.

Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza pomyłki. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się powtarzalność.

Aktualizacja procesu: co robić, gdy firma się zmienia

Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. Najpierw identyfikuje się zmianę, potem ocenia wpływ na porządek, na domknięcie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa planowo.

W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są role.

Najczęstsze powody problemów w obsłudze BDO

Proces sypie się zwykle przez: (1) brak właściciela, (2) brak jednego rejestru, (3) nowe procesy bez przeglądu. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest powtarzalna.

Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje interpretacji urzędowej.

+Tekst Sponsorowany+